Políticas generales

Nuestro compromiso es apalancar y fortalecer nuestra relación con los proveedores. Por eso presentamos a los proveedores comerciales y de bienes y servicios administrativos, información que permita lograr acuerdos sólidos que generen valor conjunto.

Acuerdo de buenas prácticas:

Contiene el acuerdo unificado sobre buenas prácticas industriales, comerciales y defensa del consumidor orientadas por la ANDI, ACOPI y FENALCO.

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Manual de proveedores:

Presenta los acuerdos compromisos que deben suscribir el Grupo Éxito y sus proveedores para establecer y desarrollar de manera fluida la relación comercial.

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Manual de entregas certificadas:

Busca eliminar la repetición de verificaciones con base en la garantía ofrecida por el Proveedor sobre la seguridad de su proceso.

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Conceptos de negociación:

Presenta los concepto frecuentes en materia de negociación para facilitar la relación comercial.

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Política de recepción de regalos:

Informa la normativa para ofrecer y aceptar regalos en el Grupo Éxito. 

De este último punto se desprende:  

Definición

Para efectos de la presente política se considera regalo cualquier obsequio, presente, atención, propina cortesía otorgadas por clientes, proveedores, personas, entidades o instituciones con las cuales la organización tenga relaciones comerciales o de servicios. El Grupo Empresarial en su Política de Transparencia promueve entre sus empleados una cultura orientada hacia los valores y los principios, en la cual las conductas impropias o de fraude no son toleradas, ni en sus empleados, ni en los terceros con los que se relacionan. La presente Política aplica a todos los empleados, administradores, proveedores, contratistas, intermediarios que actúen en nombre de Almacenes Éxito S.A.

Aceptar regalos

Almacenes Éxito S.A. reconoce que en la práctica comercial es habitual que algunos de sus proveedores, clientes y todo tipo de terceros con relaciones comerciales con la Compañía entreguen ocasionalmente regalos a las personas con quienes hacen negocios y sostienen relaciones comerciales o de servicios.

No obstante, es deber de todos los empleados evitar la recepción de regalos en aras de mostrar que las negociaciones de la Compañía se encuentran dentro de un marco de transparencia y ética, es decir que dichos obsequios no constituyen un compromiso para quien los recibe, ni otorgan un trato preferente a quien los hace, tales como la concesión de contratos, mejores precios o unas condiciones de negociación más favorables.

Adicionalmente, se busca evitar cuestionamientos sobre la conducta de Almacenes Éxito S.A., o de las personas o Compañías de quienes provienen las atenciones.

Los empleados, administradores y directivos no podrán aceptar regalos de proveedores, clientes y/o todo tipo de
terceros con relaciones comerciales con la Compañía, cuando tengan un valor igual o superior a cinco (5) SalariosMínimos Diarios Vigentes, aunque sean de naturaleza publicitaria. Los regalos recibidos que superen el tope anteriormente señalado deberán devolverse al proveedor o remitirlos a la Fundación Éxito para que sea donado a entidades o programas sociales de conformidad con el procedimiento que se detalla a continuación:

  • Al recibir el obsequio la persona encargada de administrar los documentos, efectuará el registro de recepción y pondrá en el empaque una etiqueta adhesiva con la información alusiva a la Política de Recepción de Regalos, para determinar si supera o no el monto establecido. El Comité de Ética podrá, en el desarrollo de sus reuniones ordinarias, solicitar los registros de recepción y de entrega de los obsequios para verificar el cumplimiento de la presente normatividad. 
  • El destinatario del regalo deberá notificar sobre esta donación al remitente del mismo, por un lado al correo del proveedor, por otro a la Fundación Éxito y con copia al correo electrónico éEsta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo., para lo cual deberá detallar el contenido y su valor, indicando si lo devolvió al proveedor o lo entregó a la Fundación Éxito
  • No podrá recibirse obsequios cuando la persona ya no labore en la Compañía, en tal caso, dicho obsequio será devuelto a su remitente.
  • La Fundación Éxito entregará a las entidades que estime pertinente los productos que considere de utilidad para estas y los obsequios restantes los venderá en los bazares de empleados pero no podrá hacer uso de estos para beneficio de sus empleados.
  • La Fundación Éxito entregará al Comité de Ética de Almacenes Éxito S.A. un informe de la disposición de los regalos recibidos por ésta.

Está prohibida la realización de rifas al interior de las áreas con los obsequios recibidos que superen el valor permitido. Tampoco se podrá solicitar o aceptar regalos de los proveedores para las fiestas de los empleados, y adquirir obsequios para este tipo de actividades con el presupuesto de la Compañía sin autorización de la Vicepresidencia de Recursos Humanos.

Bajo ninguna circunstancia la aceptación de regalos hasta cinco (5) Salarios Mínimos Diarios Legales Vigentes, podrán
aceptarse en dinero en efectivo o cualquier otro instrumento comercial convertible en efectivo (bonos, títulos, valores, cartas de crédito, entre otros).

Los casos que no hayan sido contemplados en la presente política deberán ser presentados ante el Comité de Ética
a través del correo electrónico éEsta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

Otras tipologías

1. Invitaciones o atenciones varias

en algunas ocasiones las invitaciones de negocios pueden desempeñar un papel importante para fortalecer las relaciones de trabajo entre socios comerciales. En consecuencia los empleados de Almacenes Éxito S.A. pueden aceptar las invitaciones de negocios ofrecidas con fines comerciales legítimos, como son crear buena voluntad y mejorar las relaciones con clientes y proveedores, siempre y cuando dichas invitaciones:

  • No sean frecuentes.
  • Cuenten con la autorización del Presidente, Vicepresidente o Gerente Corporativo respectivo. 
  • Sean razonables y apropiadas en el contexto de la ocasión de negocios. 
  • No influencien, ni den la impresión de influenciar, la capacidad del empleado para defender los intereses de Almacenes Éxito S.A.
  • No se vean como excesivas en el contexto de la ocasión comercial.
  • Cuenten con la presencia de quien las hace.
  • Los empleados no podrán participar a título personal en concursos o rifas que se hagan durante las invitaciones o atenciones por parte de los proveedores o en eventos en representación de la Compañía, y en el caso de salir adjudicado con algún premio que no esté identificado como bienes promocionales o que éstos superen los topes establecidos en la presente política, los deberá devolver a la entidad que se los entregó o en última instancia, sino es posible devolverlos, deberá comunicarle al proveedor o socio comercial que será donado a la Fundación Éxito.

2. Viajes

Excepcionalmente puede ser apropiado que los clientes, proveedores y todo tipo de terceros con relaciones comerciales con la Compañía paguen los gastos de viaje a empleados de Almacenes Éxito S.A. Estos ofrecimientos de terceros deberán realizarse bajo los siguientes parámetros:

  • Una Carta de invitación que describa que Almacenes Éxito S.A. no se compromete a cerrar ningún negocio con el proveedor, y en la cual se defina el objetivo del viaje, los costos asumidos por las partes, la agenda del viaje, y el compromiso de no ofrecer dádivas o atenciones que puedan comprometer la libertad en la toma de decisiones en próxima negociaciones.
  • Corresponder exclusivamente a viajes que tengan una finalidad comercial o de negocios para la Compañía.
  • Ser revisados y aprobados por el Presidente, Vicepresidente o Gerente Corporativo respectivo.
  • Ser razonables, apropiados y no verse como excesivos en el contexto de la ocasión de negocios.
  • No influenciar, ni dar la impresión de influenciar, la capacidad del empleado para defender los intereses de Almacenes Éxito S.A.
  • Al regreso del viaje, el empleado presentará un acta o informe con los resultados obtenidos y su aplicación en la Compañía.
  • Los empleados no podrán aceptar otro tipo de invitación que no se encuentren debidamente establecida en la agenda del viaje, o que se organicen posteriormente y estén dirigidas particularmente a los empleados de Almacenes Éxito S.A., sin la debida autorización.
  • Las invitaciones deberán realizarse mínimo a dos empleados de la Compañía de diferentes áreas, para que genere una mayor independencia en la toma de decisiones.

Entrega de regalos de Almacenes Éxito S.A. a terceros

  • La entrega de regalos, obsequios, presentes, atenciones, propinas o cortesías por parte de los administradores y empleados Almacenes Éxito, a terceros con los que se tengan relaciones comerciales o a sus empleados, se regirán también con los topes establecidos en esta política, con excepción de las actividades comerciales como sorteos, eventos comerciales, promociones y aquellos eventos de premiación organizados a través de concursos para premiar las destrezas y habilidades, las cuales se regirán por sus
    propios reglamentos.
  • Las actividades de entrega de regalos desarrollados por la Vicepresidencia de Recursos Humanos, dirigidas a los empleados se regirán por sus propios reglamentos.

Los empleados, independiente de su cargo o función, que violen la presente Política, podrán ser objeto de las medidas disciplinarias correspondientes, la violación a lo aquí estipulado constituye falta calificada como grave que faculta a la Compañía incluso a dar por terminado el contrato de trabajo por justa causa legal y reglamentaria.